Plaka kaydı ve sürücü atamasını ayırın
Araç kartında plaka, sayaç geçmişi, sözleşme veya işletme türü ve bakım eşiği bulunur. Sürücü ile araç bağlantısını başlangıç ve bitiş saati olan ayrı bir kayıt olarak tutun. Aynı servis aracı sabah iki ayrı ekibe verilirse teslim onayından önce çakışma görünür. Sürücü değişikliği aracın geçmiş görevlerinin üzerine yazılmaz.
Kilometre başına gideri doğru döneme taşıyın
Örneğin panelvan bir ayda 2.000 kilometre yapmış ve 9.000 TL doğrudan gider üretmişse kilometre başı gider 4,50 TL'dir. Karşılaştırmada kiralama, bakım veya sigorta kalemlerinin hangi dönem ve kapsamda dahil edildiğini ayrıca gösterin. İki aracın yakıt performansını karşılaştırırken güzergâh ve taşıma yükü de yorumu etkiler.
Sayaç boşluğu ve beklenmedik arıza
Yeni sayaç okuması önceki kaydın altındaysa araç değiştirme, hatalı giriş veya sayaç değişimi araştırılmalıdır. Kontrol sonuçlanana kadar maliyet oranını güvenilir bir sonuç gibi göstermeyin. Arıza nedeniyle servis kaydı açılan araç kullanıma kapatılır ve üstündeki görevler alternatif araçla yeniden planlanır. Parça bekleme süresi de boşta kalma hesabında yer alır.
Küçük filoda pilotu dört kayıtla sınayın
Bir yakıt fişi, periyodik bakım, sürücü değişikliği ve plansız arıza örneği hazırlayın. Her kaydın plaka, tarih ve sorumlu üzerinden bulunmasını test edin. GPS, yakıt kartı veya kiralama şirketiyle veri alışverişi gerekiyorsa önce gerçek dışa aktarım dosyasıyla alan eşleşmesini inceleyin. Bu çalışma, işletmenin ihtiyaç duyduğu izleme derinliğini ortaya koyar.
İhtiyacınızı birlikte netleştirelim
En çok zaman alan adımı, kullandığınız veri kaynağını ve görmek istediğiniz çıktıyı paylaşın. İş akışını ve teklif kapsamını bu bilgilerle değerlendirelim.