Kaynağı banka hareketinden proje kararına bağlayın
Bağış kaydında tarih, tutar, ödeme kanalı ve varsa kullanım amacı ayrı alanlarda yer alır. Proje bütçesi onaylanınca hangi kaynaktan ne kadar ayrıldığı izlenir. Üye aidatı, bağış ve etkinlik geliri birbirinin yerine kullanılmadan ayrı raporlanır. Bir bağışa ilişkin iletişim bilgileri yalnızca yetkili ekip tarafından görülür.
Şartlı bağışın kullanılabilir kalanını hesaplayın
Örneğin burs projesine ayrılan 80.000 TL’nin 50.000 TL’si ödendi, 20.000 TL’si de sözleşmeyle taahhüt edildi. Ödenmiş tutar ve taahhüt ayrı gösterildiğinde yeni harcama kararı için 10.000 TL kaldığı görülür. Taahhüt iptal edilirse kaynağa geri açılan tutar gerekçesiyle yazılır. Banka bakiyesi bu hesabın yerine geçmez.
Gönüllü görevi ve malzeme tesliminde iz bırakın
Gönüllüye verilen görev, vardiya ve teslim sorumlusu görev kartında tutulur. Ayni bağış kabulü, depoya giriş ve yararlanıcıya teslim aynı gün olmayabilir. Bir sevk kaydı kısmi teslimle sonuçlanırsa kalan miktar açık görünür. Dış paylaşımlarda kişisel ayrıntılar yerine proje ve toplulaştırılmış kullanım verisi sunulur.
Yönetim toplantısında önce açık taahhütleri okuyun
Raporu kaynak türüne, aktif projeye ve döneme göre filtreleyin. Ayrılmış fakat harcanmamış tutarı, beklenen aidatı ve tamamlanmamış teslimi ayrı yorumlayın. Pilot için iki proje, aynı banka hesabına yatırılmış farklı amaçlı bağış ve kısmi teslim kullanın. Kurumun resmi kayıt ve bildirim süreçleri yetkili ekipte ayrıca yürütülür.
İhtiyacınızı birlikte netleştirelim
En çok zaman alan adımı, kullandığınız veri kaynağını ve görmek istediğiniz çıktıyı paylaşın. İş akışını ve teklif kapsamını bu bilgilerle değerlendirelim.