Fişi bir ödeme emrine çevirmeden önce sınıflandırın
Harcama satırı tarih, tutar, para birimi, belge referansı ve masraf merkezi ile oluşturulabilir. Proje seyahatlerinde bir fişin birden fazla işe ayrılması gerekiyorsa paylaştırılan tutarların toplamı belgede yazan tutara eşit olmalıdır. Çalışan şirket kartı kullandıysa iade ödemesi gerekmeyebilir ancak belge ve harcama amacı yine kontrol edilir.
Saha avansı kapatılırken kalan tutarı görün
Örneğin çalışana 4.000 TL yol avansı verilir. Dönüşte 3.450 TL belgeli ve onaylı harcama, 550 TL iade edilmesi gereken bakiye bırakır. Aynı görev için kişisel karttan karşılanan ek tutar varsa avansa dahil olup olmadığı ayrı değerlendirilir. Kapanış, onaylı masraf toplamı ve gerçekleşen avans iadesi eşleştirilince yapılır.
Mükerrer fişi ve limit dışı harcamayı yakalayın
Aynı fiş bir kez seyahat dosyasına, ikinci kez aylık harcama formuna eklenebilir. Tarih, işyeri ve belge numarası gibi alanlarla olası tekrarları işaretleyin. Limit aşımında kaydı yok etmek yerine gerekçe ve yetkili onayı isteyin. Eksik belge için düzenleme süresi tanımlayın ve ödeme listesinde beklemede olduğunu gösterin.
Hangi iş yükü ayrı masraf ekranını gerektirir?
Bir ofiste nadir harcama oluyorsa basit bir kayıt ve onay yeterli olabilir. Çok şubeli, kurulum veya saha hizmeti yapan ekiplerde açık avans yaşı, onaya kadar geçen süre ve masraf merkezi bazında bütçe sapması daha önemlidir. İlk denemede nakit, şirket kartı ve kişisel kartı içeren üç masraf işleyin.
İhtiyacınızı birlikte netleştirelim
En çok zaman alan adımı, kullandığınız veri kaynağını ve görmek istediğiniz çıktıyı paylaşın. İş akışını ve teklif kapsamını bu bilgilerle değerlendirelim.