Dosya numarasını tek kayıt omurgası yapın
Müvekkil talebi alındığında taraf, sorumlu, hizmet kapsamı ve erişim yetkisi belirlenir. Ekip çakışma kontrolünü tamamladıktan sonra dosya içi görevler açılır. Evrak, ücret mutabakatı ve dış masraflar aynı dosya kimliğine bağlanır. Bir müvekkilin birden çok işi olduğunda görev kapanışı diğer dosyaların durumunu değiştirmez.
Süreyi kaynaktan teyit edilmiş tarih olarak işleyin
Örneğin bir dosyada taslak teslimi, müşteri evrakı bekleyişi ve resmi süreç için kontrol tarihi aynı haftaya gelebilir. Hatırlatmaların türü, son teyit kaynağı ve sorumlusu ayrı alanlarda tutulur. Kesin süre ve tebligat bilgisi yetkili resmi kaynaktan kontrol edilir. Tarih değişirse önceki değer ve değişiklik gerekçesi saklanır.
Dosya devrinde erişim ve iş listesi birlikte güncellensin
Asıl sorumlu izinliyse vekil ekip üyesi, mevcut görevler ve beklenen belgeler yazılı bir devirle aktarılır. Dış paylaşıma hazırlanan belge, doğru dosya ve sürüm için yeniden kontrol edilir. Hassas eklerin genel bildirim veya açık klasörde görünmesi önlenir. Yetki değiştiğinde paylaşılan kopyalar ayrıca gözden geçirilir.
Masraf iadesi ile hizmet tahsilatını ayrıştırın
Müvekkil adına yapılan harcama, avans kullanımı ve hizmet bedeli farklı hareketlerdir. Ödeme tek seferde gelse bile hangi açık kalemleri kapattığı izlenebilir. Bir pilot dosyada iki kısmi tahsilat, bir görev devri ve sürümü değişen belgeyle sistemin dosya geçmişini ve bakiye açıklamasını test edin.
İhtiyacınızı birlikte netleştirelim
En çok zaman alan adımı, kullandığınız veri kaynağını ve görmek istediğiniz çıktıyı paylaşın. İş akışını ve teklif kapsamını bu bilgilerle değerlendirelim.