Ayı bir teslim listesiyle açın
Her mükellefe o dönem beklenen banka dökümleri, satış belgeleri ve ekip içi kontrol görevleri tanımlanır. Her evrakın teslim tarihi, kaynağı ve kontrol eden kişi yazılır. İşletmenin kullandığı resmi muhasebe yazılımı ayrı çalışabilir. Ofis takip ekranının görevi, belgenin hangi aşamada ve kimin sorumluluğunda olduğunu göstermektir.
Eksik evrak ile düzeltme bekleyen evrakı ayırın
Örneğin iki banka hesabından biri eksik, diğerinin dökümü okunamıyorsa iki ayrı gerekçeyle takip açın. İlkinde belge hiç ulaşmamıştır, ikincisinde mevcut dosyanın yenisi istenir. Aynı belge iki kanaldan geldiğinde bir tanesini ana kayıt olarak bağlayıp diğerini tekrar teslim şeklinde işaretleyin. Böylece eksik belge sayısı şişmez.
Dosya paylaşımı ve son kontrol birbirine karışmasın
Mükellefe ait finansal dosyalar görevli ekip üyeleriyle sınırlı tutulur. Paylaşım listesi güncellenmeden müşteriye açık klasör açılmaz. Dönem kapandıktan sonra gelen düzeltme önceki kontrol izini silmek yerine gerekçesi ve onayıyla eklenir. Bildirim ekranında hassas belge içeriği yerine dosya durumu gösterilebilir.
Ofis emeğini hizmet tahsilatıyla birlikte okuyun
Aynı hizmet bedelindeki iki dosyanın harcadığı ekip saati ve tekrar iş yükü farklı olabilir. Teslimde en çok bekleyen dosya türünü, en sık düzeltme istenen evrakı ve vadesi geçen hizmet bedellerini ayrı raporlayın. Sistemi seçmeden önce beş farklı büyüklükte mükellef dosyasıyla bir kapanış provası yapın.
İhtiyacınızı birlikte netleştirelim
En çok zaman alan adımı, kullandığınız veri kaynağını ve görmek istediğiniz çıktıyı paylaşın. İş akışını ve teklif kapsamını bu bilgilerle değerlendirelim.