İşlem tarafını ve ödeme yönünü açık tutun
Bir firma hem müşteri hem tedarikçi olabilir. Bu durumda satıştan doğan alacak ile alıştan doğan borcu ayrı incelemek gerekir. Mahsup yapılacaksa hangi belgelerin ve tutarların kapandığı belirtilir. Açılış bakiyesi devrediliyorsa tek toplamın yanında mümkün olduğu ölçüde açık belge ve vade ayrıntısı da taşınır.
Tek havaleyi birden fazla belgeye dağıtın
Örneğin müşterinin 20.000 TL ve 16.000 TL iki açık belgesi vardır. 24.000 TL ödeme geldiğinde, ödeme açıklaması veya işletme kuralı uyarınca 20.000 TL ilk belgeye, 4.000 TL ikinci belgeye ayrılabilir. Kalan 12.000 TL ikinci belgenin vadesinde görünür. İşletme avansı veya belgesiz bakiye için ayrı işlem türü kullanılır.
Yanlış müşteriye ve yanlış döneme işlenen hareketi yakalayın
Aynı unvana sahip şirketleri vergi veya müşteri kodu üzerinden ayırt edin. Eşleştirme hatası tespit edilirse ilk kaydı iz bırakmadan silmek yerine ters kayıt ve doğru dağılım ile düzeltme yapın. Ay sonu ekstresinde işlem tarihi ile banka geçiş tarihi farklıysa hangi tarih esas alındığı açık olmalıdır.
Mutabakat farkını kalem kalem açıklayın
Karşı tarafın gönderdiği ekstreyi tarih, belge referansı ve tutarla eşleştirin. Farklı görünen satırları bekleyen açıklama olarak ayırın. Vadeli çalışan işletmelerde geciken bakiye, mutabakat süresi ve belirli bir müşteride yoğunlaşan alacaklar izlenebilir. Pilot için kısmi ödeme, avans ve çift rollü bir cari kart seçin.
İhtiyacınızı birlikte netleştirelim
En çok zaman alan adımı, kullandığınız veri kaynağını ve görmek istediğiniz çıktıyı paylaşın. İş akışını ve teklif kapsamını bu bilgilerle değerlendirelim.