Dosya adı yerine belge kimliği verin
Belge türü, iş veya müşteri referansı, sürüm, sahibi ve geçerlilik durumu belge kartında tutulabilir. Dosya adını değiştirmek kartı değiştirmez. Aynı tedarikçi sözleşmesinin PDF kopyası ile düzenlenebilir taslağı ayrı amaçlara hizmet eder. Onaylanmış kopyayı işletme referansı olarak seçin ve hazırlık dosyasının yanlışlıkla dolaşıma girmesini önleyin.
Yenileme takvimini son günden önce çalıştırın
Örneğin bir bakım sözleşmesinin geçerliliği ay sonunda bitiyor ve fiyat teklifi için iki hafta gerekiyorsa hatırlatmayı bitişten 20 gün önce sorumlu kişiye verin. Yeni ek sözleşme geldiğinde önceki tarihlerin geçmişini koruyarak yeni sürümü ilişkilendirin. Belge hazır, incelemede, onaylı ve süresi dolmuş durumları kayıt adedini değiştirmeden ayırt edilebilsin.
Eksik belge ile erişim hatası aynı soruna işaret etmez
Dosyanın yolu bozulduysa önce doğru konumu ve erişim yetkisini doğrulayın. Belge hiç teslim edilmemişse kimin tamamlayacağı ve beklenen tarihi kaydedin. İkinci risk, herkesin aynı klasör bağlantısıyla hassas sözleşmelere ulaşmasıdır. Rol bazında erişimi ve hesabı ayrılan çalışanın yetkilerinin kaldırıldığını test edin.
Pilot klasörü belge kaybı yaşanan süreçten seçin
İlk adımda bütün şirket arşivini taşımak yerine en fazla sürüm veya son tarih sorunu yaşanan belge türünü seçin. Örneğin teslim tutanakları ya da tedarik sözleşmeleriyle başlayın. Eski sürümle işlem sayısı, süresi dolacak belge sayısı ve belgeyi bulma süresi iyileşmenin izlenebileceği ölçülerdir.
İhtiyacınızı birlikte netleştirelim
En çok zaman alan adımı, kullandığınız veri kaynağını ve görmek istediğiniz çıktıyı paylaşın. İş akışını ve teklif kapsamını bu bilgilerle değerlendirelim.