İmza listesi belge sürümüne bağlı kalsın
Hazırlayan kişi belge kimliğini, sürümü, tarafları, imza sırasını ve kapanış hedefini belirler. İki tarafın paralel imzalaması mümkün olabilir, bazı işlemlerde ikinci taraf ilk imzadan sonra ilerler. Her adımın tamamlanma zamanı ve kullanılan kanıtın referansı ayrı tutulursa belge dosyası aynı isimle tekrar yüklenince süreç bozulmaz.
İmza sürecinde yeni ek geldiğinde ne olur?
Örneğin bir tedarik sözleşmesinde teslim takvimi imzadan önce değişirse revizyonun kimin onayıyla yapıldığını kaydedin. Eski gönderimi iptal etme, yeni sürümü gönderme ve taraflara değişen eki bildirme adımları birlikte yürür. İmzalanmış bir dosyayı yerinde düzenlemek yerine değişiklik yeni kayıt üzerinden ilişkilendirilir.
Yetki ve eksik taraf kontrolü ayrı yapılır
İmza daveti yanlış e-posta adresine gidebilir. Daveti göndermeden önce tarafın kimliğini ve yetkisini doğrulayın, yanlış gönderimi geri çekme sürecini belirleyin. Tek tarafın imzaladığı belgeyi tamamlandı diye arşivlemek ikinci risktir. Gereken tüm imzalar ve nihai dosya kaydı bulunmadan süreç açık kalmalıdır.
İlk kullanımda hangi belgeler seçilmeli?
Düzenli yinelenen, imza sırası tanımlı bir belge türü pilot için uygundur. Sözleşme, teslim tutanağı ve iç onay formunun gereksinimleri farklı olabilir. Ölçümde imzaya gönderilen belge sayısının yanında bekleme yaşı, tekrar gönderim ve eksik imza oranı izlenebilir. Harici imza sağlayıcısı kullanılacaksa bağlantı ve kanıt saklama kapsamı ayrıca belirlenir.
İhtiyacınızı birlikte netleştirelim
En çok zaman alan adımı, kullandığınız veri kaynağını ve görmek istediğiniz çıktıyı paylaşın. İş akışını ve teklif kapsamını bu bilgilerle değerlendirelim.