Kabul, değerlendirme ve teslim ayrı kayıtlar üretir
Başvuruya kurum içi bir kimlik ve sorumlu atanır. Değerlendirme kararı için gereken bilgi ve tarih ayrı işlenir. Onaylanan desteğin türü, miktarı, kaynak bütçesi ve teslim edilecek yer kaydedilir. Teslim gerçekleştiğinde kanıt aynı dosyaya bağlanır. Personelin ortak listesinde ihtiyaç duyulmayan kişisel ayrıntılar yer almaz.
Aynı aile kaydı iki kanaldan açılırsa
Örneğin bir hane hem sahadaki görevliye hem kuruma başvurur. Benzer isimli iki kaydı birleştirmeden önce yetkili ekip eşleşmeyi doğrular. Tek dosyada hangi talebin hangi kanaldan geldiği saklanır. Bütçe yetersizse onaylı ihtiyaç ve bekleyen teslim ayrı sayılır. Bekleme, reddedilmiş dosya olarak kapatılmaz.
Yardım stoğunu kanıta dayalı hareketlerle izleyin
Depoya gelen koli sayısı, bölgeye sevk ve başvuru sahibine teslim farklı olaylardır. Eksik veya hasarlı teslim için fark kaydı açılır. Tek bir toplu sevkiyat belgesi her hanenin teslim aldığını kanıtlamaz. Bağışçı veya iş ortağına verilen rapor, operasyon için gerekmedikçe kişisel kayıtlar yerine toplulaştırılmış veriyi gösterir.
Uygulama seçerken önce görev ve erişim senaryosunu deneyin
Kurum içi pilotta bir bekleyen başvuru, bir kısmi teslim ve geri çekilen bir talep kullanın. Saha görevlisinin yalnızca atanmış işini, yönetimin ise kaynak kullanımını görebilmesini sınayın. Başvurunun uygunluk kriteri ve saklama süresi kurumun yetkili birimleri tarafından kendi çalışma kurallarına göre belirlenir.
İhtiyacınızı birlikte netleştirelim
En çok zaman alan adımı, kullandığınız veri kaynağını ve görmek istediğiniz çıktıyı paylaşın. İş akışını ve teklif kapsamını bu bilgilerle değerlendirelim.