Aynı başlığın nüshalarını tek tek tanıyın
Yazar, yayıncı, baskı ve konu, katalog düzeyinde tutulur. Her fiziksel nüshanın kendi demirbaş numarası, raf kodu ve kullanım koşulu bulunur. Bir kitabın yeni baskısı gelirse nüshaya eklenmeden önce içeriğin ve baskı bilgisinin aynı kayıtla temsil edilip edilemeyeceği değerlendirilir. Bu ayrım raf taramasını kolaylaştırır ve okuyucuya doğru nüshanın söylenmesini sağlar.
Ödünç verme sırasında kuyruk ve teslimi birlikte izleyin
Üye, nüsha ve teslim tarihi tek harekette birleşir. Okuyucu uzatma istediğinde başlığın bekleme kuyruğu kontrol edilir. Örneğin iade edilen nüshayı ilk bekleyen üye belirlenen sürede almazsa ayırtma hakkı sıradaki üyeye geçer. Yenileme veya ayırtma işlemi, daha önce bitmiş ödünç hareketini sessizce yeniden yazmak yerine izlenebilir bir değişiklik olarak kaydedilir.
Raf sayımı ile üyelik arşivini aynı şey saymayın
Rafında bulunmayan nüsha son hareket, yanlış raf ve onarım kayıtları incelenmeden kayıp olarak kapatılmaz. Yıpranmış kitap için kullanım durdurulur ve onarım sonrası yeniden açılır. Okuyucuya ait kişisel alanlar ise iş ihtiyacıyla sınırlandırılır. Koleksiyon kullanım raporunda toplam ödünç sayısı ve en çok dolaşan başlıklar, üyelerin isimlerini açmadan da gösterilebilir.
Küçük koleksiyonda hızlı bir doğrulama
Bir raftaki otuz başlıkta iki çoğaltılmış yayın, bir kayıp nüsha ve bir ayırtma kuyruğu hazırlayın. Görevli, katalogda var olan ancak şu an verilemeyen kitabı açıkça ayırt edebilmelidir. Okul, dernek ve özel koleksiyonlarda önce bu dolaşım kuralını oturtmak, büyük veri aktarımından daha düşük maliyetli bir başlangıçtır.
İhtiyacınızı birlikte netleştirelim
En çok zaman alan adımı, kullandığınız veri kaynağını ve görmek istediğiniz çıktıyı paylaşın. İş akışını ve teklif kapsamını bu bilgilerle değerlendirelim.