Danışma masasında asgari bilgiyi kullanın
Randevu numarası, ayrılan zaman, sorumlu danışman ve teyit durumu idari işlemi yürütmek için çoğu zaman yeterli bir çerçevedir. Görüşme notları gerekiyorsa idari sistemden ayrı erişim ve saklama koşulları planlanmalıdır. Takvim bağlantısı veya hatırlatma gönderilecekse kullanılan iletişim kanalını ve mesajda görülecek bilgiyi danışanla belirleyin.
Randevu ertelendiğinde takip zinciri nasıl korunur?
Salı günü planlanan görüşme danışanın isteğiyle perşembeye taşındığında eski zaman aralığı serbest kalmalı, fakat değişiklik zamanı ve teyit durumu randevu geçmişinde görülmelidir. Odayı paylaşan başka danışman varsa yeni saatte oda kontrolü ayrı yapılır. Ödeme önceden alındıysa yeni randevuya nasıl bağlandığı ve açık tutar varsa kimin takip edeceği kaydedilir.
Gizlilik hatalarını pilotta görün
Aynı ekranı muhasebe ve danışma ekibi kullanıyorsa hangi alanların her rol için görünür olduğunu test edin. Yanlış adrese hatırlatma gitmesini önlemek için iletişim bilgisi değiştiğinde doğrulama uygulayın. Kâğıt yedek veya dışa aktarılan dosyalar da erişim planına dâhildir. Hatalı kayıt düzeltildiğinde paylaşılmış kopyaların nasıl güncelleneceği belli olsun.
Küçük bir takvim denemesiyle başlayın
Kişisel veri içermeyen örnek kayıtlarla yeni randevu, iptal, taşıma ve kısmi ödeme akışlarını test edin. Danışman odayı ve görüşme zamanını, finans ekibi yalnız ödeme için gereken bilgiyi görmelidir. İdari işlerin görüşme içeriğine erişmeden yürütülebildiğini gösterdiğinizde gerçek veri aktarımının kapsamı ve erişim kuralları ayrıca belirlenebilir.
İhtiyacınızı birlikte netleştirelim
En çok zaman alan adımı, kullandığınız veri kaynağını ve görmek istediğiniz çıktıyı paylaşın. İş akışını ve teklif kapsamını bu bilgilerle değerlendirelim.